Exact Globe+

Magazijnen: concept en werking

Introductie

Het magazijn neemt in het logistieke proces een belangrijke plaats in. Zo is het verplicht om elk artikel aan een magazijn te koppelen. Ook wordt het magazijn als uitgangspunt beschouwd bij het registreren van de ontvangsten en de leveringen. In dit document wordt het belang van het magazijn uiteengezet.

Uitleg

Magazijnen worden gebruikt voor het opslaan van artikelen. Alle activiteiten in een magazijn zijn gerelateerd aan het ontvangen, leveren en retourneren van artikelen. De artikelen worden ingekocht of geproduceerd en verkocht en wachten op (intern) gebruik of levering. Door magazijnbeheer hebben de betrokken medewerkers directe invloed op de financiële administratie van een bedrijf. In deze context kan magazijnbeheer gezien worden als een subadministratie (bedrag op voorraadrekening is gelijk aan de som van de bedragen per magazijn).

Een magazijn kan een fysieke plaats binnen een bedrijf zijn, maar kan ook geschikt zijn voor bijvoorbeeld een Business Unit Opzet. Om het beheer over een magazijn correct uit te voeren moeten per magazijn aan medewerkers rechten worden toegekend of geweigerd. Alleen met rechten op het magazijn is het mogelijk om magazijngerelateerde voorraadinformatie te bekijken en te wijzigen. Rechten zijn ook nodig om artikelen die zijn opgeslagen in het magazijn, te gebruiken bij alle artikelgerelateerde registraties (bestelling, verkooporder enzovoort) en transacties. Medewerkers die niet zijn toegekend aan een magazijn (die geen rechten hebben voor dit magazijn), hebben geen toegang tot de artikelgerelateerde processen van dit magazijn.

Voor ieder magazijn worden de NAW-gegevens, magazijnlocaties (optioneel), de verantwoordelijke medewerker en de medewerkers met rechten op het magazijn gedefinieerd. Daarnaast kunnen bij het onderhoud de "prestaties" van het magazijn worden bekeken. Zo kunnen bij het onderhoud de inkopen, de verkopen, de ontvangsten, de voorraden en leveringen worden gevolgd.

Een magazijn kan een van de volgende statussen hebben:

• Actief: alle activiteiten kunnen worden verricht in het magazijn.
• Geblokkeerd: het is onmogelijk om een activiteit of transactie (zoals de registratie van een levering of ontvangst) te verrichten in of naar het  magazijn. U kunt ook geen verkooporders invoeren voor een geblokkeerd magazijn.

Het logistieke proces bestaat uit verschillende soorten activiteiten of transacties:

Ontvangsten

Het ontvangen en opslaan van artikelen vindt plaats in een magazijn. Voor dit proces is een bestelling aangemaakt door de inkoopafdeling, gevolgd door de ontvangst in het magazijn. Het magazijn en de ontvangstdatum vormen het startpunt van de registratie van de ontvangst. Na de controle van de ontvangst wordt deze verwerkt en wordt de voorraad opgeboekt (zowel in voorraadaantal als in voorraadwaarde).

Over het algemeen kan bij het logistieke proces onderscheid worden gemaakt tussen twee soorten ontvangsten:

• Ontvangst van een leverancier of van een interfiliale overboeking
• (Correctie)telling

Levering

Als een levering plaatsvindt, wordt de voorraad afgeboekt (in aantal en waarde). Weer is het magazijn het uitgangspunt van de registratie van de levering. Bij het logistieke proces kan in het algemeen onderscheid worden gemaakt tussen drie soorten leveringen:

• Levering aan een klant, een werknemer of van een interfiliale overboeking
• Levering aan een project (met E-Project in de licentie)
• (Correctie)telling

Retouren (met E-Retour in de licentie)

De retour houdt altijd verband met een oorspronkelijke levering of ontvangst. Door deze koppeling aan te brengen kan de oorspronkelijke waarde achterhaald worden en kunnen de voorraadcorrecties (aantallen en waarde) worden geregistreerd.

Gerelateerde onderwerpen

• Magazijnen onderhouden